Любой организационно-распорядительный документ невозможно представить без такого реквизита как дата. В соответствии с положениями Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. приказом Росстандарта от 17 октября 2013 г. № 1185-ст) датой считается реквизит, обозначающий время подписания (утверждения) документа или зафиксированного в нем события. С датой связаны многие процессуальные действия, такие как срок вступления определенного документа в силу, непосредственного действия документа, отчета времени оговоренного в документе события и т.д.
В настоящее время особых норм, устанавливающих необходимость установки даты в документе нет, не считая обязательным указанием даты при заключении договора номинального счета (ст. 860.2 ГК РФ), для отчета процессуальных сроков её оформление необходимо.
Наиболее часто встречаемым случаем неточности даты, порождающей негативные правовые последствия, является указание неполного указания цифры года при написании даты арабскими цифрами (например 03.03.18). В 2020 году существует вероятность введения контрагента в заблуждение, поскольку при сокращении года контрагент может по ошибке приписать прошлогоднюю дату, или, еще хуже, намеренно изменить дату договора. В случае нарушения даты невозможно правомерно рассчитать сроки исковой давности при подаче иска в судебные органы.
Во избежание неприятностей с указанием неверной даты для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей рекомендовано использовать в работе положения Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016), утв. приказом Росстандарта от 8 декабря 2016 г. № 2004-ст.
В частности, в нем содержатся положения, устанавливающие, что дата документа должна соответствовать дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в нем. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. ГОСТ Р 7.0.97-2016 предусматривает конкретное оформление даты в документе одним из следующих способов:
- арабскими цифрами, разделенными точкой (10.03.2020);
- словесно-цифровым способом (10 марта 2020 г.).
Данные правила носят рекомендательный характер и применяются на добровольной основе для оформления любых, в том числе включенных в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД), класс 0200000. Они распространяются на документы на бумажном и электронном носителях (п. 1 ГОСТ Р 7.0.97-2016). Примерной инструкцией по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Росархива от 11 апреля 2018 г. № 44 установлены нормы для надлежащего оформления даты в письме для зарубежного адресата (дата оформляется словесно-цифровым способом в последовательности: день месяца, месяц, год (например: 10 мата 2020 г.). А при составлении письма на английском языке допускается оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца (например: 2020, March 10). Кроме того, инструкция дублирует общую норму, изложенную в положении из ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Подводя итог вышеизложенному, при составлении организационно-распорядительных документов рекомендуется уделить особое внимание надлежащему оформлению даты, поскольку соответствующее правилам ГОСТ и инструкциям по делопроизводству оформление позволит минимизировать риски неприятных последствий и будет препятствовать совершению контрагентами или должностными лицами недобросовестных действий.